公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。
一、主题词标引程序"三步"走
第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。
第二步：提炼、转换主题概念。
经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。